Kleiner E-Mail-Knigge: Das spart Nerven

Mittlerweile schreiben viele Leute E-Mails, sehr viele Leute. In unserer Redaktion erreichen uns täglich etliche Mails, mit denen Vereine, aber auch städtische Pressestellen oder Firmen uns auf etwas hinweisen oder uns einladen möchten. Allerdings kostet mache E-Mail den Redakteur, der die Mails sichten muss, Nerven. Deshalb hier ein kleiner E-Mail-Knigge.

Alles, was ich mir von E-Mail-Verfassern wünsche, gilt natürlich nicht nur für E-Mails, die an Redaktionen gehen. Es gilt für alle im beruflichen Umfeld, egal, an wen sie gerichtet sind. Vieles davon ist aber auch im privaten E-Mail-Verkehr durchaus hilfreich. Und es ist gar nicht viel, was für ein besseres Miteinander und ein problemloses Verständnis beim Empfänger nützlich ist.

Aussagekräftige Betreffzeile

Der Betreff sollte sofort verraten, worum es geht. Um auf die Reaktion zurückzukommen: Der häufigste Betreff lautet „Pressemitteilung“. Ach nee. Da wäre ich jetzt nicht drauf gekommen. Nur hilft das lapidare Wort nicht weiter. Was für eine Pressemitteilung? Nachbericht eines Ereignisses oder Terminankündigung. Mitteilung über den Rücktritt eines bekannten Politikers oder Hinweis auf das Grillfest im Kleingartenverein? Für die Einordnung ist das durchaus wichtig. Sehr wichtig.

Redaktionen müssen schnell sortieren, was sofort ihre Aufmerksamkeit erregt und was noch ein bisschen warten kann. Vor allem in Online-Zeiten müssen wichtige Nachrichten schnell bearbeitet, nachrecherchiert und herausgegeben werden. Da hilft der lapidare Hinweis „Pressemitteilung“ nicht. Denn dann muss die Mail erstmal aufgemacht werden, um nachzusehen, worum es geht. Ganz großartig wäre für Redaktionen auch, wenn schon im Betreff stünde, um welchen Ort es geht. Dann ließen sich die Mails mit Hinweisen auf Veranstaltungen irgendwo in Bayern bei uns in Schleswig-Holstein noch schneller aussortieren.

Anhänge eindeutig benennen

Ganz toll, wenn der Textanhang dann auch nur schlicht „Pressemitteilung“ heißt. Gerne bei Leuten, die öfter welche schreiben, mit „Pressemitteilung/7.7.2022“ oder „Pressemitteilung 1“ und so weiter betitelt. Hilfreich wäre, wenn der Anhang zumindest „Rücktritt Bürgermeister“ oder „Terminhinweis Gartenfest“ hieße. Wenn nicht, muss auch der Anhang erst geöffnet werden, bis eine Einordnung möglich ist. Das kostet wieder Zeit. Sind Fotos angehängt, wäre auch dort eine klare Benennung der Dateien hilfreich. Sind Menschen darauf zu sehen, wäre es schön, wenn irgendwo stünde, wer sie sind (von links nach rechts) und mit Vornamen und Nachnamen.

Signatur

Jeder, wirklich jeder, der ein E-Mail-Programm auf seinem Rechner hat, sollte es so einstellen, dass unter jeder Mail eine aussagekräftige Signatur erscheint. Also: Name des Absenders, Funktion, Kontaktdaten. Und bitte alle Kontaktdaten, also auch die Handynummer. Nichts ist nerviger für den Empfänger, wenn er bei Fragen zurückmailen muss und der Absender erst drei Tage später mal wieder in sein Postfach guckt. Handynummern sind die Lieblinge aller Redaktionen.

Ross und Reiter nennen

In jüngster Zeit beobachte icheine Tendenz vor allem bei großen Pressestellen, die mir gar nicht gefällt. Als Absender wird nicht etwa ein Mensch genannt, jemand mit Vor- und Nachnamen. Sondern da steht oft „Mit freundlichen Grüßen, Pressestelle“ oder auch „Head of Marketing“ oder ein anderes Business-Englisch. Ich habe schon ernsthaft überlegt, meine nächste Anfrage per Mail mit den Worten „Mit freundlichen Grüßen, die Redaktion“ zu zeichnen. Ich sehe zwar, dass immer mehr Pressesprecher nicht namentlich zitiert werden möchte. Aber dann sollen sie darauf hinweisen. Bei E-Mails ohne Namen ist es schwer bis unhöflich, zurück zu mailen, weil noch Fragen sind, oder gar anzurufen. Wen soll ich bitte verlangen?

Höflichkeit

Und noch ein Wort zum Stil: E-Mail müssen nicht an die sehr geehrten Damen und Herren gerichtet sein. Ein freundliches „Guten Tag“ oder „Hallo“ tut es auch. Aber ein bisschen Höflichkeit darf es schon sein. Man muss es nicht so halten wie ein Pastor, der uns regelmäßig Mails zu Veranstaltungen schickte und nicht mehr in die Mail schrieb als „siehe Anhang“. Jedes Mal. Sparsamer geht es kaum. Der Betreff lautete übrigens immer „Pressemitteilung“. Was sonst?

Wer alle Tipps beherzigt, macht sich bei den Empfängern seiner E-Mails Freunde. Es ist gar nicht viel, auf was die Schreiber achten sollten. Das gilt, wie gesagt, nicht nur für Mails an Redaktionen oder solche im beruflichen Kontext. Wobei ich beobachtet habe, dass in meinem privaten Mail-Postfach die meisten Absender diese Empfehlungen beachten und ich beinahe jede Mail sofort zuordnen kann. In der Redaktion sieht das ganz anders aus: Pressemitteilung halt. Ist doch so schön einfach und fantasielos.

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