Das Rätsel E-Mail

Jeden Tag kommen an die 70 bis 80 Mails ins Redaktionspostfach geflattert. Die wollen schnell und effektiv bearbeitet werden: Was kann unbesehen in den Papierkorb – das ist eine ganze Menge -, was muss als Termin eingetragen werden, was sind Mitteilungen, die veröffentlicht werden sollen? Da ist es hilfreich, wenn schon aus dem Betreff und spätestens im Anschreiben ersichtlich ist, um was es geht und zu welchem Ort die Mitteilung gehört. Das aber ist nur in etwa der Hälfte der Fälle so. Ich habe mal die Mails einer Woche durchgeguckt und die rätselhaftesten heraus gesucht.

Betreff:
Einladung
Anschreiben:
Wir bitten um Veröffentlichung

kein Ort, magerer Betreff, aber immerhin ein Name und eine Telefonnummer für Rückfragen

Betreff:
Pressetext zur Sommerfreizeit
Anschreiben:
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei erhalten Sie unseren Pressetext für unsere Sommerfreizeiten 2012. Wir bitten Sie diesen Text in Ihrer Zeitung zu veröffentlichen.

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung!
Mit freundlichen Grüßen
R. W.
-Einrichtungsleitung-

Aber welche Einrichtung? Das verrät zumindest der Mail-Absender

Betreff: Veranstaltung xxx (soll hier mal anonym bleiben)
Anschreiben:
s. Anlage

Spartanischer geht’s wohl nicht mehr, da scheint nicht mal ein knappes „Gruß, Karl Napf“ drin zu sein

Betreff:
Anschreiben:
Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie finden eine Pressemitteilung von Frau H. zum stockenden Netzausbau anbei und unter der Signatur im Fließtext.

Richtig gesehen: im Betreff steht gar nichts

Betreff:
Anfrage für Druck eines Artikels
Anschreiben:
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich sende Ihnen anbei einen Artikel über unser neues Projekt sowie ein Foto mit zweien der Projektteilnehmer. Ich würde mich sehr freuen, wenn sie diesen Artikel in der nächsten Zeit in Ihrer Zeitung abdrucken könnten, um das Projekt publik zu machen, denn allein mit Mundpropaganda kommen wir nicht weiter. Bei Nachfragen stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung, entweder unter dieser Mailadresse oder unter 0172-xxxxxxx

Mit freundlichen Grüßen
Dr. J. K.

Nett formuliert, wenn auch mit etwas seltsamem Betreff

Betreff:
Einladung
Anschreiben:
Herzlichen Gruß aus dem Rathaus
Stadt E.
Bürgermeister – Bürgermeistervorzimmer
(hier folgt der vollständige Absender)

Hinweis darauf, um was es geht? Fehlanzeige

Betreff:
Presseinformation Nr. 03-2012
Anschreiben: Sehr geehrte Damen und Herren,
anliegende Presseinformation erhalten Sie mit der Bitte um Kenntnisnahme und Veröffentlichung. Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
I. A.: S. U.
Gemeinde M.
Sekretariat des Bürgermeisters
usw.

Hinweis darauf, um was es geht? Auch hier Fehlanzeige

Und dann war da noch der Ehrenamtler aus einem Ort an der Ostsee, der uns mit diesem Anschreiben erfreute:

„Hallo Ihr Lieben von der Presse“

Merke: Es muss nicht immer streng nach den Regeln für Geschäftsbriefe und E-Mail-Verkehr gehen, um das Herz der Redakteure zu erfreuen.

Aber wie soll es nun sein, um die Redaktion zufrieden zu stellen:

Meine persönliche Checkliste:

Betreff:

Muss kurz sein, sollte aber folgendes enthalten: Grund der Mail (Pressemitteilung, Ankündigung, Einladung etc.), Anlass (Seniorenkaffee, Pressekonferenz zum Thema x, Wort zum Sonntag etc.) und Ort. Da das Postfach häufig von Mails geflutet wird, die gar nicht ins Verbreitungsgebiet gehören, hilft das bei der schnellen Entscheidung, was im Papierkorb landet und was nicht.

Anschreiben:

Ein kurzer Satz, worum es geht und unbedingt eine Telefonnummer, unter der Absender jederzeit zu erreichen ist, also auch außerhalb von irgendwelchen Büro-Öffnungszeiten.

Experto.de hat Tipps für erfolgreiche Betreffs in E-Mails mit Pressemitteilungen zusammengestellt. Leider fehlt auch dort die Bitte mit dem Hinweis auf den Ort. Dort findet sich auch das Ergebnis einer Umfrage, was Journalisten im Betreff haben möchten.