Wie höflich muss eine E-Mail sein?

Jeden Tag fluten hunderte von E-Mails das Redaktionspostfach. Vereine schicken ihre Veranstaltungsankündigungen, Politiker ihre Statements, Verwaltungen und Parteien ihre Einladungen zu Pressekonferenzen oder Pressegesprächen. Jede E-Mail zu sichten, macht Arbeit und kostet Zeit. Dabei gibt es einige, die mehr Aufwand erfordern, andere weniger. Und andere sind so schlicht gehalten, dass es fast schon unhöflich erscheint. Aber wie viel „leerer Grußballast“ darf oder muss sein?

Gerade bekomme ich immer Mails von einem Absender in der allerschlichtesten Form. Im Betreff steht der Betreff – zum Beispiel „Anmeldung Fünftklässler“ -, in der Mail selbst gar nichts und im Anhang die Pressemitteilung. So eine komplett leere Mail mag ich gar nicht. Nicht weil ich auf den „leeren Grußballast“ Wert lege.

Gruß oder nicht Gruß, das ist mir egal, wenn ich es auch höflicher finde, zumindest ein kleines Anschreiben beizufügen. Wichtig finde ich aber, die Kontaktdaten hinzuzufügen, falls es Fragen gibt. Was nützt mir eine E-Mail, wie sie ein anderer ständiger Kunde der Redaktion stets schickt. In der Mail steht jedes Mal nur „s. Anlage“ und sonst nichts. Und wenn es eine Rückfrage gibt, muss ich die Telefonnummer googeln oder aus dem Kontakteordner heraussuchen. Fragen zu Pressetexten sind übrigens im Lokalen keine Seltenheit. Bei jeder zweiten Meldung muss irgendetwas gegoogelt werden, weil wichtige Informationen fehlen.

Ein umfassender Absender mit allen Kontaktdaten lässt sich doch leicht automatisiert einfügen. Warum nutzen so wenige diese Möglichkeit?

Für nicht weniger wichtig halte ich zudem einen vernünftigen Betreff. Oft kommen E-Mails mit dem Betreff „per E-Mail versenden“. Das sind dann die, wo ein anderer den Text schreibt und ihn dann an einen weiterleitet, der ihn per Verteiler an die Adressaten versenden soll. Für den Empfänger ist der Betreff eher rätselhaft: Worum geht es in der Mail? Wie eilig muss sie bearbeitet werden? Welchen Ort betrifft sie? In Betrieben, wo die Aufgaben geografisch, nach Orten geordnet sind, ist so etwas nicht hilfreich. Denn wenn dann auch noch im Anschreiben Thema und Absender fehlen, muss jedes Mal der Anhang aufgemacht werden, um zu sehen, worum es geht und wer zuständig ist. Das passiert mir ganz oft am Tag und kostet Zeit.

Wie sieht also die ideale E-Mail aus?

– aussagekräftiger, nicht zu langer Betreff

– ausführlicher Absender mit allen Kontaktdaten

– kann, aber muss nicht sein: ein paar Grußworte

– Fotos als jpg-Anhang, Text als Worddokument oder kopierbares PDF

– auf gar keinen Fall Plakate oder Handzettel als PDF anhängen

Das alles gilt natürlich nur für berufliche E-Mails. Privat kann jeder machen, was er möchte. Ich habe auch an meinen privaten E-Mails eine ausführliche Signatur hängen, samt der Webadresse dieses Blogs. Vielleicht kommt so der eine oder andere Leser hinzu. Darüber freut sich jeder Blogger.

Ein Kommentar

  1. Hej Susanne,

    oh Graus, ähnliche berufliche Mails kenne ich auch. Da möchte jemand etwas über seine Veranstaltung/Aktion mitteilen und hängt einen Prospekt oder ein 10-seitiges PDF-Dokument an. Ich soll mir dann aus dem Wust an Informationen die Punkte heraussuchen, die für mich wichtig sind und schlimmstenfalls einen Reim daraus machen, was derjenige überhaupt von mir will.

    Am liebsten sind mir Mails mit möglichst kurzen Sätzen, die das Was-Wann-Wer-Wo-Wie abhandeln.
    Eine vollständige Signatur – finde ich – ist absolut Pflicht.

    Privat sehe ich das allerdings wesentlich lockerer. Freunde und Familie besitzen in der Regel meine Telefon-Nr. und die Anschrift ist dann ja nicht von Belang.
    Ich habe etliche unterschiedliche Signaturformen (nur Namen mit anklickbarem Blog-Logo, Anschrift mit und ohne Telefon-Nr. usw.) hinterlegt und wähle dann von Fall zu Fall die jeweilige aus. Das ist per Thunderbird-Addon „Signature Switch“ super möglich, wie auch das komplette Abschalten der Signatur.

    Schöne Grüße
    Sylvi

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

This Blog will give regular Commentators DoFollow Status. Implemented from IT Blögg